如何降低OA辦公系統(tǒng)成本？ -運(yùn)籌軟件

企業(yè)部署一套完整的OA辦公系統(tǒng)需要花費(fèi)一定的成本，而大家都希望將成本降到最低。以最小的成本獲得最大的收益是每個(gè)CIO追求的目標(biāo)，本文主要介紹如何降低OA辦公系統(tǒng)的實(shí)施成本。

　　一、團(tuán)隊(duì)、工具、方法論，一個(gè)都不能少

　　在后期的OA辦公系統(tǒng)實(shí)施與維護(hù)工作上，通常遵循“團(tuán)隊(duì)、工具、方法論，一個(gè)都不能少”的原則去進(jìn)行，組建系統(tǒng)管理和應(yīng)用管理員團(tuán)隊(duì)，并且按照授人以漁的思想，傳遞知識(shí)和技能，幫助客戶培養(yǎng)IT團(tuán)隊(duì)，而不是越俎代庖，親自動(dòng)手完成所有的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)工作。

　　1、有問題及時(shí)解決，保證辦公OA服務(wù)快速實(shí)施效果

　　用戶有問題時(shí)系統(tǒng)管理員要及時(shí)解決，解決不了的及時(shí)與開發(fā)商的實(shí)施人員聯(lián)系。

　　2、維護(hù)數(shù)據(jù)做備份，保證日后不再出現(xiàn)同樣的問題。

　　對(duì)OA辦公系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)時(shí)，應(yīng)采取數(shù)據(jù)保護(hù)措施，如數(shù)據(jù)備份等。

　　3、培養(yǎng)IT團(tuán)隊(duì)，做到自給自足，降低運(yùn)維成本。

　　二、避免走進(jìn)系統(tǒng)運(yùn)維誤區(qū)

　　九思CEO王海波先生認(rèn)為，在辦公OA軟件服務(wù)上，很多企業(yè)存在一個(gè)誤區(qū)：覺得當(dāng)?shù)匾欢ㄒ蟹?wù)機(jī)構(gòu)，有問題了能夠有人隨時(shí)上門服務(wù)。其實(shí)辦公OA軟件服務(wù)是可以遠(yuǎn)程維護(hù)的，而且比上門提供OA軟件服務(wù)更靈活、更及時(shí)、成本更低。

　　然而，許多公司的外地機(jī)構(gòu)多是辦事處或代理商，對(duì)OA辦公系統(tǒng)的熟悉程度遠(yuǎn)不如廠商的專業(yè)人員。為此九思的外地辦公機(jī)構(gòu)多為直屬機(jī)構(gòu)，渠道相對(duì)欠缺。

　　三、技術(shù)與管理分工明確

　　OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)基礎(chǔ)管理軟件，具備技術(shù)與管理的雙重屬性，因此也需要技術(shù)與管理的默契配合、有效分工。例如，新員工入職流程，管理層面上需要人力、行政進(jìn)行相關(guān)記錄、備案、批準(zhǔn)，技術(shù)層面上需要技術(shù)部門對(duì)數(shù)據(jù)的控制。工明確是減少后期維護(hù)時(shí)間與成本的一個(gè)關(guān)鍵問題。

　　四、云OA走馬上任降低硬件成本

　　“云”大行其道的今天，云OA應(yīng)運(yùn)而生，在提高系統(tǒng)性能的同時(shí)，更解決了硬件成本問題。

　　五、提高使用者能動(dòng)性讓IT運(yùn)維降至最低

　　對(duì)于OA辦公系統(tǒng)的運(yùn)行管理，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的變動(dòng)大小可以自行選擇是由廠商進(jìn)行IT外包，還是由內(nèi)部來做。而對(duì)于使用者級(jí)的運(yùn)行管理服務(wù)又分為兩個(gè)層面，一個(gè)是桌面內(nèi)容的部署工作，另一項(xiàng)是內(nèi)部流程的快速變化工作。

　　桌面內(nèi)容由于涉及到企業(yè)內(nèi)部隱私問題大部分都有企業(yè)內(nèi)部自己建立專門的信息化事業(yè)部來做。而第二項(xiàng)，也就是內(nèi)部流程的快速變化工作。專家認(rèn)為它是直接影響后期IT運(yùn)維成本的關(guān)鍵因素。那么最好的解決方法，就是提高最終使用者的能動(dòng)性，讓他們自己進(jìn)行大部分的流程調(diào)整工作，由IT進(jìn)行監(jiān)管，便可以讓這方面的IT運(yùn)維降至最低甚至消失。

　　隨著OA管理軟件在單位、組織中的使用率越來越高，管理范圍越來越廣，如何延長其使用周期成為管理者關(guān)心的問題，而使用周期的延展同時(shí)也關(guān)乎的費(fèi)用的增加，特別是運(yùn)維費(fèi)用，了解相關(guān)省錢攻略尤為必要。